Tilbaka til nyheter

Visuella Tavlor för mitt projekt?

19 maj 2020

Visuella Tavlor för mitt projekt?

Med Visuella Tavlor blir mötena mer effektiva och administrationen mellan dessa reduceras markant. Frågor och svar kan loggas innan mötet vilket skärper fokuset på beslutsfattandet. Undvik långrandiga diskussioner mellan enstaka parter som tar allas tid i anspråk, dessa bryts ut till arbetsmöten, och fokusera först på vad som ligger redo för beslut. Därefter kan nya frågor behandlas.

 

Vad innebär det för projektdeltagarna?

Före mötet
Deltagarna ställer sina frågor via ”Frågetavlan”, en matris där avsändare hittas på y-axeln och mottagare på x-axeln. 


Frågetavla


Frågan riktas till en, eller flera, mottagare och kan förtydligas genom att man bifogar dokument.
Ett datum för när svaret behövs kan anges i frågan och ger en överblick på vad som är prioriterat här och nu. Mottagaren kan då via ”Veckovyn”, en matris med mottagare på y-axeln och veckonummer på x-axeln, se vilka frågor som behöver besvaras inför kommande möte.

 

Veckovyn-1


När frågan har besvarats skickas den för godkännande och hanteras sedan under mötet.

Under mötet
För mötet innebär det att många detaljdiskussioner redan hanterats separat och inte stjäl värdefull tid från mötet och övriga deltagare. Frågorna lyfts upp under mötet och besluten förankras i gruppen.

Efter mötet
Kommunicera relevant information från ”Beslutsloggen” med kollegorna.

 

Hur arbetar mötesledaren?

Före mötet
Planerar mötet genom att välja ut, och sätta sig in i, frågor som är aktuella för innevarande vecka och en vecka fram, till exempel. Ta hjälp av datumväljaren i ”Veckovyn” för att få det tidsintervall som önskas.

Under mötet
Går igenom ”Veckovyn” utifrån sin planering, modererar mötet och identifierar behov av nya arbetsmöten. Frågor som kräver ett arbetsmöte separerar från övriga frågor för enklare hantering.

Arbetsmöten

Beslut förankras i gruppen och skickas vidare i flödet.

Efter mötet
Besluten gås igenom och förtydligas vid behov, väl i ”Beslutsloggen” blir de låsta för redigering. Det här skapar möjligheten att helt, eller delvis, överge protokollet.


Beslutslogg

 

Visuella Tavlor för mitt projekt!

Kontakta oss så hittar vi tillsammans lösningen för ditt projekt och dina befintliga processer.

KONTAKTA OSS