Vad är problemet?
- Korta serier med bristande uppföljning av kvalitet i ett längre perspektiv
- Kvalitetsproblem som måste åtgärdas sent under produktionen eller efter att hyresgästerna flyttat in
- Otillräcklig kommunikation och styrning av ofta komplexa processer
Vi har varit den tillfälliga fabriken med de tillfälligt sammansatta arbetsgrupperna som ofta fått arbeta forcerat under perioder. Vår kund måste ju ha sitt köpcentrum klart till julhandeln! Hyresgästerna måste kunna flytta in o.s.v. Stress leder lätt till ohälsa hos medarbetare och kvalitetsbrister i produkten.
Men det här vet vi ju redan
Jo, och allt är ju inte heller dåligt. Det har under lång tid funnits en strävan i branschen att göra våra processer bättre. Vi har inspirerats av annan industri, t.ex. bilindustrin, där principer som Lean fått fäste och utvecklats. Lean är ju i sig ingen specifik metod utan ett sätt att tänka och vara. Grundläggande är att göra det arbete som tillför värde och ta bort det som inte gör det. Minska slöseriet med resurser och det viktigaste vi har, vår egen tid. Lean-principerna förknippas med Japan och Toyota där de togs fram och fick stor användning redan under 70- och 80-talet. I det japanska samhället används bilder och symboler flitigt. Det är också så att vi människor lättare tar till oss information i form av bilder än ren text. Därför är det kanske inte så konstigt att visuell planering blivit en populär metod att kommunicera inom många branscher. I vår bransch har företag som Skanska, Peab, NCC och Veidekke utvecklat arbetssätt för att kommunicera i sina byggprojekt. Tavlor och post-it-lappar var verktyget.
Skanskas och Tribias resa
Vi på Tribia kom i kontakt med detta 2015 när en av våra kunder, Skanska, kontaktade oss för att diskutera sina utmaningar kring visuell projektering. Skanska hanterade många av sina projekt digitalt i vår produkt Apricon. De hade en bra metod för visuell projektering baserat på tavlor med en matris för fråga/svar och en leveransplan. Största fördelarna var att gruppmedlemmarna involverades, fick en gemensam målbild och jobbade som ett team för att hitta lösningar.
Nackdelen var att det var svårt att sprida arbetssättet i en stor organisation där det startas tusentals nya projekt varje år. Analoga tavlor tar plats och är svåra att flytta. Det fanns helt enkelt inte tillräckligt med lokaler. Det var också ett tungt arbete att dokumentera och distribuera beslut efter varje möte.
Digitalisera
Lösningen då var att digitalisera processen och skapa ett verktyg som var lika visuellt och engagerande som tavlan med post-it-lappar men också medge effektivt arbete mellan mötena. Tillsammans med Skanskas organisation för verksamhetsutveckling, Operationell Effektivitet, och Skanskas Projekteringsakademi utvecklade vi en digital visuell frågetavla och leveranstavla. Efter tester och lyckade pilotprojekt släpptes Visuella Tavlor.
Hur gick det sedan?
Efter nästan tusen genomförda projekt och en vidareutveckling av Visuella Tavlor i Interaxo kan vi konstatera att lösningen överträffar förväntningarna. Många kunder vittnar om effektivare möten och projekt med upp till 40% kortare mötestid, men också om att organisationen kan nyttja sina medarbetares specialistkompetens bättre och att man enkelt kan involvera projektmedlemmar på distans.
Är det här något för dig?
Läs mer i nästa blogg om Visuella Tavlor, eller kontakta oss.